и комплексные услуги от поставщика
и комплексные услуги от поставщика
сайте круглосуточно!
Инвентаризация – как провести на предприятии и правильно оформить
- Что такое инвентаризация простыми словами
- Регламентирующие документы
- Какого вида проверки существуют
- Кто должен проводить инвентаризацию
- Когда проводится инвентаризация
- Как проходит инвентаризация
- Проведение инвентаризации: пошаговая инструкция
- Как сделать инвентаризацию быстрее, проще и эффективнее
- Ревизия и инвентаризация – в чём разница
- Ответственность
Ценное имущество организации, запасы, финансы, хозяйственные операции требуют периодического контроля. Для этого проводят инвентаризацию – пересчитывают всё, что есть на балансе, и корректируют учётные документы.
Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами нужно руководствоваться при проведении инвентаризации. Как часто осуществляется мероприятие и кто должен в нём участвовать. В пошаговой инструкции расскажем, как провести инвентаризацию в 2024 году и правильно оформить результаты.
Что такое инвентаризация простыми словами
Это физическая проверка наличия и состояния товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые числятся на балансе организации на конкретный день. Задача – установить фактические данные и привести их в соответствие с учётными. Делают инвентаризацию периодически, чтобы предприятие работало чётко, как часы, без убытков и штрафов.
Чаще всего инвентаризацию проводят на складе готовой продукции – приходят, пересчитывают остатки и фиксируют расхождения. Проверка может совершаться в отношении запасов, основных средств (ОС), нематериальных активов, задолженностей, резервов, расчётов и т.д.
Главные цели инвентаризации
- Узнать, насколько реальное число товаров расходится с базой и вовремя разобраться с причинами. Возможно, что-то украли, записали больше, переложили в другое место. В процессе выявляются недостачи, излишки, пересортица.
- Проверить состояние товаров. Почти всегда есть продукция с истёкшим сроком годности, испорченная из-за неправильного хранения, разбитая, сломанная.
- Проверить работу сотрудников. Например, частые причины недостачи – невнимательность кассира и воровство. Возможно, есть смысл в установке камер наблюдения.
- Посчитать имущество – бытовую технику, столы, стулья, кассы, стеллажи и т. д.
- Проверить правильность оформленных документов.
Регламентирующие документы
Порядок мероприятия определяют законодательные акты, федеральные и отраслевые стандарты, разъяснительные письма Минфина и ФНС России.
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995.
- На данный момент (август 2024 года) – это главный документ. Он действует до 31 марта 2025 года.
- Федеральный стандарт бухучёта ФСБУ 28/2023, утверждённый Приказом Минфина РФ № 4н от 13.01.2023. Официально будет применяться с 1 апреля 2025 года вместо утрачивающих силу Методических указаний. Но чиновниками дано разъяснение, что Стандарт организации вправе применять уже сейчас. Для этого нужно внести изменения в учётную политику — внутренний документ, регламентирующий учёт в конкретной компании.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Устанавливает требования к бухучёту и финансовой отчётности и определяет, что имущество компаний подлежит инвентаризации (статья 11).
- Положение по ведению бухучёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утверждённое Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 (пункты 26-28).
Какого вида проверки существуют
Инвентаризация бывает разных видов. Деление зависит от причины, по которой происходит контрольное мероприятие. Свели все виды в таблицу.
| Категория | Виды инвентаризации | Особенности |
|---|---|---|
| По обязательности выполнения | Обязательная | Обязывает проводить законодательство РФ. |
| Добровольная | Инициирует руководитель. | |
| Повторная (контрольная) | Нужна для перепроверки найденных расхождений (п. 2.15 Указаний). Также может совершаться, если есть сомнения в честности МОЛ. | |
| По периодичности (назначению, характеру) | Плановая | Срок выполнения определяет закон. Например, ежегодную инвентаризацию проводят в последние три месяца отчётного года. Также свой график составляет руководитель. |
| Внеплановая | Выполняется при наступлении особых событий для проверок. | |
| Внезапная | О её сроках никто не знает. Нужна в целях дополнительного контроля. | |
| Событийная | Происходит по обстоятельствам. Например, клиент сообщил, что ему что-то недогрузили. | |
| По охвату (объёму) | Полная (сплошная) | Осуществляется в определённых случаях, установленных законом. Проверке подлежит всё имущество и все обязательства компании. |
| Выборочная (частичная) | Отличается от полной тем, что подсчитывается только часть основных средств или товарных запасов. | |
| Локальная (целевая) | Выполняется проверка одного конкретного вида имущества. Нужна для популярных позиций, где важно соблюдать актуальность, чтобы исключить неприятные ситуации. Например, клиент заказал товар, вы обещали завтра его привезти, т.к. уверены в его наличии, а при сборке заказа товара не оказалось. Итог – заказа нет, клиент потерян. Необходимо закрыть отсек с группой товаров и всё пересчитать. | |
| По методу выполнения | Натуральная | Всё физически считается, взвешивается и т. д. |
| Документальная | Наличие и состояние проверяемых объектов происходит по документам. Так проверяются расчёты (п.3.48 Методических указаний), нематериальные активы. |
Кто должен проводить инвентаризацию
Проверкой занимаются непосредственно сотрудники. Директор назначает ответственных лиц. Это могут быть представители администрации, бухгалтерии, работники других подразделений компании – выбор сотрудников зависит от того, где проводится переучёт. В процессе участвует и материально ответственное лицо (МОЛ), в ведении которого находятся проверяемые объекты. По окончании проверки участники представляют руководителю отчёт с результатами.
Когда проводится инвентаризация
Как часто делать переучёт, решает директор фирмы или владелец бизнеса, но раз в год – обязательно. На количество инвентаризаций влияет специфика деятельности, объём поставок/отгрузок.
Для каждого подразделения (цех, склад, торговый зал и т. д.) разрабатывается свой график проверок. Например, в продовольственном магазине скоропортящаяся продукция может проверяться каждый день. В промтоварном достаточно проверки раз в неделю (месяц, квартал).
Законодательством определены случаи обязательного проведения инвентаризации (ПМ №34н, пункт 27; ФСБУ 28/2023, пункт 15).
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Проверяются финансовые обязательства, основные средства и запасы организации, включая имущество, находящееся на хранении, взятое в аренду, полученное для дальнейшей переработки.
- На полную инвентаризацию закон выделяет значительный срок – с 1 октября по 31 декабря отчётного года.
- При любых действиях с имуществом – сдаче в аренду, безвозмездное пользование, управление, при продаже.
- При смене работника, на которого возложена ответственность за материальные ценности. В первую очередь это касается кладовщиков, кассиров и т. д.
- При смене начальника коллектива, или если по какой-то причине состав коллектива уменьшился на 50%, или проверку потребовал член коллектива.
- При установлении фактов хищения (утраты) или порчи имущества (например, вскрыта касса).
- При возникновении чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствиях (авария, пожар, наводнение, другие катаклизмы и экстремальные условия).
- При ликвидации или реорганизации (кроме преобразования – по новому ФСБУ) предприятия (владелец решил закрыть фирму, банкротство).
Когда именно проводится переучёт для каждого случая, указано в пункте 16 нового Федерального стандарта.
Исключения, касающиеся обязательной годовой инвентаризации (ПМ №34н, пункт 27, абзац 2):
- Если, к примеру, случилась реорганизация фирмы, и по этой причине в октябре была выполнена обязательная полная проверка, годовой пересчёт уже не нужен.
- Инвентаризацию имущества, относящегося к ОС, допускается проводить один раз в три года, а фондов библиотек – раз в пять лет. Поэтому данные объекты можно не учитывать в годовой проверке, если позволяют сроки.
Кроме того, на Крайнем Севере запасы допускается инвентаризировать в момент, когда количество остатков минимально.
Как проходит инвентаризация
Весь процесс можно разделить на три этапа:
Подготовительный. На данном этапе определяется дата и цель мероприятия, состав комиссии.
Основной. Здесь проводится непосредственно подсчёт и проверка товарно-материальных ценностей (ТМЦ), составляется опись ТМЦ.
Заключительный. Здесь подводятся итоги, оформляются все необходимые документы, результаты отражаются в бухучёте.
Проведение инвентаризации: пошаговая инструкция
В данном разделе статьи раскроем подробно каждый этап – опишем, что нужно делать пошагово и какие документы оформить.
- Руководителем издаётся приказ о проведении инвентаризации
Любой переучёт начинается с этого шага. В распорядительном акте (ИНВ-22) устанавливаются: инвентаризационная комиссия, её председатель, цель и временные рамки проверки. Всем причастным к мероприятию нужно ознакомиться с приказом.
Материально ответственные лица (МОЛ) в комиссию не включаются, т. к. они лица заинтересованные. Кто относится к МОЛ, определено в Постановлении Минтруда № 85 от 31.12.2002. Это кассиры, контролёры, руководители и их замы, начальники складов, курьеры, администраторы и другие.
Участие в инвентаризации материально ответственных лиц обязательно. Если вдруг заболеет кладовщик, сроки необходимо перенести.
В крупных организациях создаётся постоянная центральная инвентаризационная комиссия и в помощь ей – рабочая. Комиссия не создаётся, если компания состоит только из директора и бухгалтера или только директора, – тогда они (или он) и будут отвечать за процесс. Кроме того, может быть заказана услуга по проведению инвентаризации.
- Создаются условия для проведения переучёта
Для этого назначаются сотрудники, задача которых – незадолго до начала процесса визуально осмотреть объекты основных средств (при необходимости нанести на них новые инвентарные номера либо освежить старые), запасы и другое имущество. Также они проверяют наличие и исправность измерительных приборов (например, весов), мобильной техники, объемной тары и других объектов, которые понадобятся для переучёта (п.7 ФСБУ 28).
- Оформляются необходимые исходные документы
Перед выходом на проверку на руках у членов комиссии должны быть последние приходно-расходные документы, отчёты о движении запасов. На них председатель делает надпись: столько-то листов до инвентаризации, фиксирует дату и отдает бумаги в бухгалтерию.
От материально ответственных лиц требуется написать расписки, что все поступившие ценности, за которые они отвечают, учтены, а выбывшие – списаны в расход, и все соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру.
Распечатываются инвентаризационные описи ТМЦ (ИНВ-3) для занесения результатов проверки.
Либо ведомости по собственному шаблону, например, при мониторинге склада в них могут содержаться: адрес ячейки, штрих-код, название товара, владелец товара (склад), срок годности, учётный остаток.
- Выполняется переучёт
На данном шаге проводятся подсчёт, взвешивание, замеры, осмотр ТМЦ. Действия зависят от специфики деятельности компании. Присутствие материально ответственных лиц обязательно.
Если фактическое наличие активов традиционными способами учёта выявить нельзя, по новому ФСБУ (п. 4а) допускаются альтернативные. Например, сотрудник на удалёнке работает дома на компьютере фирмы. Тогда он может сфотографировать ПК или зафиксировать его на видео.
Кроме того, согласно новому Стандарту, если один из проверяющих вдруг заболел (или возникли другие непреодолимые обстоятельства), он может поучаствовать в процессе удалённо по скайпу, вацапу и потом подписать документы.
Комментарий эксперта
Самое удобное и спокойное время для инвентаризации – ночь, когда торговля на паузе. Поставки приняты, товары оприходованы, списаний нет, смены на кассах закрыты. Но придется заплатить сотрудникам за переработку. Если работаете круглосуточно, то переучёт лучше делать рано утром, тогда потери будут минимальными.
Удобно считать товары последовательно по зонам (стеллажам, помещениям). В процессе заодно проверяется считываемость штрих-кодов. Товары с истёкшим сроком годности и повреждённой упаковкой нужно считать отдельно. Они подлежат утилизации или списыванию.
В момент выполнения переучёта в описи вносятся фактические данные. Это финансовые документы, поэтому заполнять их нужно аккуратно и понятно. Неправильный пересчёт приведёт к дополнительной работе. Любые помарки заверяются подписями участников процесса.
- Заверяются итоги
Готовый документ подписывают все члены комиссии. А материально ответственные лица в описи визируют, что переучёт проведен в их присутствии и претензий к соучастникам проверки у них нет.
- Полученные по факту данные сравниваются с данными первичных документов
По результатам проверки могут быть выявлены недостачи либо излишки. Чаще всего это неучтенный товар (забыли записать). У директора появляется право взыскать убытки с виновных сотрудников и внести корректировки в товароучётный сервис.
По позициям, где выявлены расхождения, делается второй просчёт, но уже другими сотрудниками.
- Составляются и подписываются документы после завершения инвентаризации
Если по итогам сравнения выявлены расхождения, составляются сличительные ведомости: ИНВ-18– для ОС, ИНВ-19– для ТМЦ, как минимум в двух экземплярах. Они состоят из двух колонок – что есть по факту и что должно быть, и составляются только для позиций, по которым выявлены отклонения.
На складе могут находиться ТМЦ, которые уже не принадлежат организации. К ним относятся товары, которые компания купила, но решила вернуть, или товары, которые у неё приобрели, но не успели забрать. Такие товары называются запасами на ответственном хранении. Их также надо пересчитать и составить опись по форме ИНВ-5.
Для некачественных товаров составляются отдельные акты: ТОРГ-16 о списании, ТОРГ-15 о порче. Окончательные итоги мероприятия обобщаются в ведомости учёта результатов по типовой форме ИНВ-26. В ней указываются суммарные результаты по отдельным бухгалтерским счетам.
Все сформированные документы подписываются членами комиссии и МОЛ. Далее в бухгалтерии отражаются проводки.
- Результаты мероприятия оформляются в бухгалтерском учёте
На этом шаге важно грамотно отразить полученные результаты в бухучёте (ПМ № 34н, пункт 28) и продумать, как минимизировать расхождения в будущем. Результаты фиксируются в отчётном периоде, к которому относится дата проверки.
Излишки во многих компаниях образуются сами собой, как следствие определённых технологических тонкостей. Сумма излишков сразу зачисляется в доходы фирмы. Приходуют их по рыночной цене на дату проведения инвентаризации. Способ учёта недостач зависит от того, найдено ли виновное в этом лицо. Если недостача вписывается в рамках норм естественной убыли, её относят на издержки или расходы. А всё, что превышает норму, взыскивают с виновного материально ответственного лица. Убыток, рассчитанный по рыночной стоимости, компенсируется за счёт списания денежных средств с зарплаты. Если виновные не выявлены, либо во взыскании с них убытков отказал суд, потери относят на расходы организации.
В бухучёте можно зачесть недостачу излишками по пересортице, в налоговом учёте – нельзя.
Что ещё надо знать:
- По новым правилам ФСБУ 28/2023 результаты проверки считаются недействительными, если отсутствует 1/5 и более членов комиссии. Что это значит на практике? Если сформирована комиссия из 6 человек, а при проверке одно лицо будет отсутствовать, результаты всё равно засчитаются. По сравнению с Методическими указаниями это послабление: там требовалось присутствие всех членов комиссии.
- Если нарушен порядок переучёта, то при обнаружении недостачи материальные потери с виновного взысканы не будут.
- Результаты мониторинга организация имеет право фиксировать и в формах собственной разработки. Универсальные шаблоны предлагаются для удобства. Свои формы прописываются в учётной политике.
- Во время проверки действует особый режим – никаких операций по движению проверяемых ТМЦ быть не должно.
- ИП имеют право не вести бухучёт, если не владеют основными средствами (ОС) и нематериальными активами. Они могут воспользоваться ТУ системой и не оформлять документы. Но, как правило, никто от переучёта не отказывается.
Как сделать инвентаризацию быстрее, проще и эффективнее
Сложно, муторно, трудозатратно. Так говорят про инвентаризацию только в тех компаниях, где товарный учёт до сих пор ведётся вручную на бумаге, в лучшем случае – в таблицах Excel. Мудрые руководители сразу автоматизируют все бизнес-процессы в своей фирме с помощью специальных программ (ПО) и мобильной техники, и спокойно встречают любую проверку.
ЦТО «Такском-касса» предлагает программные решения для автоматизации учёта на производстве, в торговых сетях, на складах любого масштаба. ПО устанавливается на мобильные терминалы сбора данных (ТСД) всех популярных моделей и в разы упрощает и ускоряет процесс инвентаризации:
ПО Клеверенс Магазин 15 для небольших магазинов и гипермаркетов.
ПО Клеверенс Склад 15 для производств, складов любого размера и направленности, дарксторов, интернет-магазинов.
ПО DataMobile подходит складам с адресным хранением и продвинутой рознице.
Функционал
- Приёмка товаров в один клик без ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Выполнение всех задач по учёту товаров в магазине и складских операций происходит в 3 раза быстрее (поступление, списание, продажа, перемещение, переоценка, сборка заказа, переучёт и др.).
- Переоценка. Программы собирают перечень товаров, по которым изменились цены. Достаточно просто распечатать новые ценники.
- Связь с ТУ системой по Wi-Fi для получения актуальной информации о номенклатуре.
- Создание на ТСД документов для инвентаризации.
- Пересчёт по штрих-кодам происходит быстрее, чем на бумаге в 15 раз. А с помощью RFID-метки быстрее в 40 раз, чем по ШК.
- Групповая online-работа с документами.
- Функция упаковочный лист для агрегации товаров в короба и паллеты.
ПО DM.Invent упрощает и в разы ускоряет процесс инвентаризации основных средств, малоценного товара и ТМЦ. Подходит предприятиям, госучреждениям, бизнес-центрам.
Особенности
- Идентификация ОС по штрих-коду или RFID-меткам. За секунду можно отсканировать сотни меток. Есть визуальная шкала дальности для поиска оборудования по метке.
- Назначение материально-ответственных лиц и мест/помещений хранения.
- Контроль изменения МОЛ и места хранения.
- Создание и отправка на печать маркировочных этикеток для ОС.
- Отображение ОС по фильтрам (выполнено, осталось, задание, расхождения).
- Загрузка фото во время переучёта, чтобы зафиксировать состояние объекта.
- Сверка плана-факта по остаткам.
- Автоматическое создание актов списания и перемещения по данным завершённой проверки.
- Списание объектов с браком с указанием причины.
Все программные решения интегрируются с 1С и другими популярными сервисами ТУ, работают с маркировкой и ЕГАИС.
Ревизия и инвентаризация – в чём разница
Это понятия-синонимы. В обоих случаях проверяют деятельность организации. Разница в целях и в проверяющих лицах.
Задача инвентаризации – пересчитать фактическое наличие ТМЦ и сопоставить их с учётом. Ревизия – мероприятие более масштабного характера. Чаще всего её осуществляют госорганы с целью проверить, не нарушает ли организация закон. Причиной могут быть, например, накопившиеся вопросы у ФНС к деятельности фирмы (низкие налоги, большие убытки, частая смена места регистрации). Тогда ревизия будет плановой. Либо жалобы, поступившие в контролирующие органы на компанию. Тогда проверят внепланово. При необходимости, переучёт станет частью ревизии. Кроме госорганов назначить ревизию могут акционеры, совладельцы бизнеса.
Способы ревизии: представители власти могут приехать лично или запросить документы на удалённую проверку. Иногда просто выносится предупреждение.
Ответственность
Непроведение инвентаризации не наказывается. Но без неё может пострадать точность учёта, и тогда в ФНС уйдут неверные данные. В итоге налоговики выявят нарушения, которых можно было избежать, и оштрафуют по ст. 120 НК РФ или ст.15.11 КоАП РФ.