Как выбрать лучшую онлайн-кассу для своего бизнеса

Онлайн-касса: когда нужна, а когда можно обойтись без неё

В июле 2017 года начался переход бизнеса на обязательное применение контрольно-кассовой техники (ККТ). Последним этапом в июле 2021 года к использованКстатиию ККТ обязали предприятия и ИП без сотрудников. То есть, даже если вы – косметолог или парикмахер, выезжающий на дом к клиентам, мыловар, открывший свой островок в местном ТЦ, вы тоже обязаны применять ККТ.

Кассы всем юрлицам и ИП, ведущим расчёты наличными или принимающим к оплате банковские карты. Исключения указаны в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Кому ещё повезло в возможности отказаться от ККТ:

• ИП и юрлицам, работающим в труднодоступных местностях – отдалённых сёлах или деревнях. Перечень таких труднодоступных населённых пунктов устанавливает руководство региона. При этом обязательно выдавать клиентам документ, подтверждающий расчёты. Нюанс: если вы торгуете подакцизными товарами (алкоголь, автомобильное топливо, табак и т. д.) или торговля идёт без участия человека – касса всё же понадобится;
• Юрлицам и ИП, чья деятельность регламентирована
• Самозанятым (налог на профессиональный доход).
• ИП и юрлицам, осуществляющим безналичные расчёты с юрлицами кроме расчётов по банковской карте. Кстати, мы уже писали о ситуациях, когда юрлицо получает оплату от физлица, действующего от имени организации.

Спойлер: В случае, если компания получила оплату счёта по безналу от физлица за другую компанию, выдавать чек необходимо!

Что будет, если не применять кассу

Нам не хотелось бы рассматривать случаи, когда предприниматель намеренно отказывается от кассы, чтобы уйти от уплаты налогов.

Поэтому предлагаем представить ситуацию, когда некая ИП Васильева изготавливает украшения и бижутерию (не ювелирные изделия!). Она обязана была приобрести онлайн-кассу, но не подумала об этом (или, быть может, даже не знала, потому что значительную часть времени тратит на создание украшений, продвижение аккаунта, обучение) и продолжила продавать свои украшения без кассы.

Обратимся к КоАП, а именно – к статье 14.5. Именно в этой статье установлены размеры штрафов за несоблюдение 54-ФЗ и работу без контрольно-кассовой техники.

Итак, какие штрафы: 25-50% от суммы расчёта без кассы, но не меньше 10 000 рублей. Повторное нарушение равно остановке деятельности на 90 суток. Вновь заглянем в мастерскую к нашей ИП Васильевой. За месяц она изготовила и продала украшений на 100 000 рублей. И, так как она не приобрела кассу, из этих 100 000 рублей 25-50 000 рублей она заплатит в виде штрафа, если на неё обратит внимание налоговая служба.

При этом важно, чтобы ИП Васильева не только купила какую-нибудь кассу по принципу «чтобы было», но касса должна:

• соответствовать требованиям 54-ФЗ;
• быть правильно зарегистрирована.

Далее предлагаем разобраться, какая же контрольно-кассовая техника необходима для разных видов бизнеса, чтобы соблюсти 54-ФЗ, максимально удобно выстроить бизнес-процессы и эффективно решать повседневные задачи любого вида бизнеса – от интернет-магазина до такси или парикмахерской.

Но для начала – короткий словарь терминов и обозначений видов техники, о которой мы будем говорить далее.

Контрольно-кассовая техника: не только онлайн-кассы. Что нужно для торговли

Для разных видов и величины бизнеса нужны разные наборы и комбинации контрольно-кассовой техники. Но прежде, чем мы перейдём к тем самым комбинациям, разбираемся – что такое онлайн-касса, какие бывают фискальные накопители, зачем нужны 2D-сканеры штрихкодов и что делать, если вы работаете с маркированным товаром.

Онлайн-касса под ключ от 35 000 руб.!

Что входит в комплект:

• Смарт-терминал «Эвотор Power»
• Подключение к ОФД Такском
• Установка ФН на 15/36 мес.
• Регистрация в ФНС

Реклама. Рекламодатель ООО «Такском», ИНН 7704211201, erid LatgBUdb3

Подробнее

Начнём с основы основ – онлайн-кассы.

Это не только традиционные кассовые аппараты, но также автономные и мобильные онлайн-кассы, смарт-терминалы и фискальные регистраторы.

Кассы автоматически передают информацию о каждой операции в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД).

Существует множество видов касс — их различает функционал, стоимость и цель использования. Основные виды:

• Стационарная касса. Устанавливается на месте оказания услуги. Чаще всего работает от сети, но может иметь дополнительный аккумулятор на случай перебоев электричества. Поддерживает подключение дополнительного оборудования: сканеров штрих-кода, торговых весов и т.д.
• Мобильная касса. Небольшое устройство со встроенным аккумулятором. Может использоваться как портативно, так и стационарно.
• Смарт-терминал. Устройство, которое обычно состоит из сенсорного экрана и принтера чеков. К смарт-терминалам можно подключить дополнительное оборудование. Во многих моделях предусмотрена возможность выхода в личный кабинет. Существуют модели со встроенным эквайрингом.
• POS-система. Строго говоря, не совсем касса а целый набор техники для точки продаж. Включающий в себя, в т. ч. и кассу. Обычно состоит из нескольких, объединенных в систему, устройств – терминала, фискального регистратора, сканера штрих-кода и ящика для хранения денег.

Для продажи маркированных или спиртосодержащих продуктов нужно использовать специальное кассовое ПО: для маркировки и ЕГАИС соответственно (Дримкас, Бифит, Эвотор, 1С Мобильная касса).

Комментарий эксперта

Айсен Гульнара

продуктолог ЦТО «Такском-Касса»

Правильная регистрация ККТ: для первичной регистрации в системе «Честный ЗНАК» и регистрации кассы в ФНС нужна подпись первого лица организации или ИП. Эту ЭП можно получить только в ФНС. Чтобы посещение ФНС и получение ЭП прошло быстро и спокойно, рекомендуем заранее проверить документы и приобрести токен. Оформите заявку на нашем сайте и не волнуйтесь, что что-то упустите.

Вашим кассирам или товароведам, работающим с маркированным товаром или ЕГАИС, понадобится ЭП сотрудника. Получить её можно в удостоверяющем центре «Такском».

Выбрать онлайн-кассу

Следующий пункт – фискальный накопитель (ФН)

Это модуль для хранения, шифрования и передачи фискальных документов: кассовых чеков, отчётов о регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ), открытии и закрытии смены и т. д. Модель должна быть внесена в реестр ФНС, а за отсутствие ФН или его неправильную эксплуатацию владелец компании может получить штраф.

Также для передачи фискальных данных необходим договор с оператором фискальных данных (ОФД).

Выбрать фискальные накопители

Сканеры штрихкода

Маркировка товаров обязательна для определенных видов продукции, оборот которых контролируется государством. Для распознавания маркировки товара необходим сканер штрих-кода. Он считывает код на товаре и передает эти данные на компьютер или кассу. Такие же сканеры понадобятся при продаже алкоголя.

При выборе сканера нужно ориентировать на задачи, для которых вы его приобретаете. В зависимости от того, какую маркировку может считать устройство, сканеры штрих-кодов делятся на одномерные, двумерные и 3D-сканеры. Для работы на складе будет удобнее пользоваться мобильным сканером, скорость работы которого может не быть высокой. А для кассы супермаркета лучше использовать стационарный считыватель штрих-кодов, который легко и быстро обрабатывает этикетки любого качества.

Подключение к системе быстрых платежей (СБП) для возможности принимать оплату по QR-коду. В чём плюсы, если сравнивать с привычной уже оплатой банковской картой и эквайрингом?

• быстрое зачисление денег на ваш счёт, независимо от того, каким банком пользуется клиент. Это поможет избежать кассовых разрывов;
• без затрат на эквайринг. Тарифы СБП – 0,4-0,7%, тарифы эквайринга – от 2% в зависимости от банка.

Теперь, когда мы объяснили самые важные и, возможно, пока что незнакомые кому-то вещи, перейдём к комбинациям техники и ПО для различных видов бизнеса. Выберите ваш вид торговли и используйте варианты ниже как чек-лист, чтобы ничего не забыть!

Выбрать сканер штрихкода

Для продуктовых и хозяйственных магазинов

Оборудование:

• Онлайн-касса и фискальный накопитель: ФН 1.1-М на 15 месяцев;
• Монитор: 10,4, 12 или 15 дюймов;
• Клавиатура КВ 64RK;
• POS-компьютер (в т. ч. работающий с системами «Честный ЗНАК» (маркированные товары, например, молочка, вода, духи и так далее) и ЕГАИС (если нужно продавать алкоголь);
• 2D-сканер штрихкода;
• Денежный ящик (нам кажется, это почти самый важный пункт для любого магазина!);
• Весы: CAS, Штрих-М, Меркурий;
• Программное обеспечение: Frontol 6 + Frontol 6 ReleasePack + Frontol Alco Unit 3.0 на 1 год.

Для безналичной оплаты:

• Торговый эквайринг (для этого понадобится договор с банком и терминал эквайринга. Обычно банки предоставляют его бесплатно);
• СБП (тоже нужен договор с банком или с платежным агрегатором, но не нужна дополнительная техника).

Для аптек

• Фискальный регистратор с фискальным накопителем.
  Если вы продаёте спиртосодержащие лекарства, то вам понадобится фискальный накопитель на 15 месяцев. Для остальных видов лекарств подойдёт ФН на 36 месяцев;
• Подключение к ОФД на 15 или 36 месяцев;
• 2D-сканер штрихкода;
• Регистратор выбытия. Он нужен аптекам, выдающим лекарства по программе высокозатратных нозологий, а также аптекам, отпускающим лекарства по льготе (полной или частичной) Для его получения необходимо зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК» и подать заявку;
• Терминал сбора данных – поможет «поставить на поток» работу по приемке, отгрузке, комплектации заказов, продаже образцов, инвентаризации склада, списаниям и пр. Работает, в том числе, с маркированными товарами – медикаментами, алкоголем, табаком;
• Программное обеспечение: 1С с МДЛП. ПО Клеверенс МДЛП («Магазин 15» или «Склад 15»). Настройки, интеграции, регистрация ФН, обучение, техническая поддержка

Для рынка, киоска, ларька

Оборудование

• Смарт-терминал;
• 2D-сканер штрихкода;
• Денежный ящик;
• Фискальный накопитель: ФН 1.1-М на 15 или 36 месяцев;
• ОФД на 15 или 36 мес;
• Программное обеспечение БИФИТ касса, Дримкас Старт, Эвотор.

Для безналичной оплаты

• Терминал эквайринга;
• Система быстрых платежей (СБП).

Для парикмахерских и салонов красоты

• Смарт-терминал;
• Фискальный накопитель: ФН 1.1-М на 15 или 36 месяцев;
• ОФД на 15 или 36 мес;
• Денежный ящик;
• Подключение к эквайрингу или СБП.

Для курьеров

Оборудование

• Ваш мобильный телефон с NFC;
• Ридер Р17;
• Атол Онлайн;
• Фискальный накопитель ФН 1.1-М на 15 месяцев;
• ОФД на 15 или 36 мес;
• Торговый эквайринг или СБП.

Для общепита

Оборудование

• Фискальный регистратор;
• Фискальный накопитель: ФН 1.1-М на 15 или 36 месяцев;
• Моноблок;
• 2D-сканер штрихкода;
• Денежный ящик;
• Договор с ОФД;
• Программное обеспечение: БИФИТ касса Общепит;
• Подключение к эквайрингу или СБП.

Для торговли подакцизным товаром: алкоголь или табак

• Кассовое ПО для работы с ЕГАИС;
• Онлайн-касса;
• Фискальный накопитель ФН 1.1-М на 15 месяцев;
• 2D-сканер штрихкода;
• Договор с ОФД.

Для маркетплейсов

• Термопринтер для печати самоклеящихся ярлыков и этикеток;
• 2D-сканер штрихкода;
• Программное обеспечение для работы с маркетплейсами.