Автоматизация магазина: как оптимизировать торговлю

Если вручную вести учёт товаров, контролировать остатки, отслеживать продажи и прибыль, торговая точка просто не сможет быть конкурентоспособной. Ручной учёт отнимает у предпринимателей и их сотрудников много времени и усилий. В итоге человеческий фактор приводит к издержкам (пересортице, потере товара), а иногда и к штрафам.

В нашей статье мы расскажем, что такое автоматизация торговли и в чем её преимущества. Какое оборудование и программное обеспечение (ПО) выбрать для магазина.

Что такое автоматизация и зачем она розничному магазину

Термин подразумевает установку в магазине современного торгового оборудования и интеграцию специального софта – товароучётной программы (ТУ).

Действительно ли автоматизация нужна всем торговым предприятиям? Наш ответ — «да»!

Например, реализация маркированных товаров или алкоголя. Такую продукцию магазин обязан принимать через электронный документооборот (ЭДО), используя электронную подпись. А данные о движении товаров передавать в систему маркировки «Честный знак» или ЕГАИС (Единую государственную автоматизированную информационную систему).

Здесь можно, конечно, обойтись без ТУ сервиса – принимать документы в личном кабинете (ЛК) систем и затем продавать товары на кассе. Но это очень неудобно. Для общего учёта придётся постоянно заходить в ЛК, чтобы посмотреть, сколько пришло-ушло такой продукции, или где-то записывать данные. Возможны ошибки в документах при приёмке, продаже, перемещении товаров. И как следствие таких ошибок — штрафы.

Поэтому автоматизация, прежде всего, нужна самому предпринимателю для упрощения жизни себе и сотрудникам. Магазин, где товарный и управленческий учёт автоматизированы, априори успешнее тех, где учёт ведется по старинке – на бумаге или в таблицах Excel.

Какие преимущества дает автоматизация магазина розничной торговли

Магазин – это закупки, склад, продажи, бухгалтерский учет, документооборот, управление персоналом. Автоматизация розничного предприятия упрощает все перечисленные процессы.

• Контроль остатков товаров. Достаточно одного щелчка мыши, чтобы посмотреть актуальные складские запасы, увидеть залежавшийся или популярный в магазине товар и сделать правильную закупку.
• Грамотное управление ценами. Скорректировать в номенклатурной базе закупочную цену, наценку, продажную цену можно за считаные минуты как для одной единицы, так и для группы товаров.
• Простая и быстрая инвентаризация.
• Ведение клиентской базы, базы поставщиков. Всё в одном месте.
• Реализация любых товаров.
• Удобные, современные рабочие места кассиров. Онлайн-кассы сами считают итоговую сумму чека, стоимость весового товара, сдачу, скидки, принимают все виды оплаты, умеют откладывать чек. Кассир делает меньше ошибок, итог – быстрое обслуживание клиентов, устранение очередей.
• Устранение воровства в магазине. Не все сотрудники порядочны. Кражи, к сожалению, не исчезнут. ТУ программа ведет строгий учёт данных о розничной торговле в разрезе каждого товара: приход, перемещение, сбыт. Унести ничего не получится. Работа кассиров отслеживается по отчётам закрытия-открытия смен, предпринимателю всегда доступна информация о том, какие единицы номенклатуры проданы на конкретный момент и на какую сумму.
• Повышение лояльности клиентов. Для эффективной работы магазину розничной торговли нужны программы лояльности для постоянных покупателей. Они позволяют управлять данными о клиентах, предлагать персональные акции, скидки, бонусы, чем увеличивают рост продаж. Лучше возвращать старых покупателей, а не заманивать новых, тратя деньги на рекламу.
• Аналитика деятельности. Вы будете понимать, как должна развиваться ваша точка, видеть убыточные и прибыльные направления. В ТУ системе для этого имеются разнообразные отчеты, где можно посмотреть валовую прибыль и себестоимость. Для выгрузки отчётов нужны секунды.
• Удалённый контроль за работой магазина. Все операции с товаром, начало смены, окончание смены, движение денег и аналитику руководитель видит прямо на смартфоне.
• Простой документооборот. Минимизация ошибок при заполнении документов, подсчётах. Применение софта для бухгалтерского учёта позволит сэкономить на зарплате бухгалтера.
• Работа по закону. Изменения в законодательстве происходят часто, а кассовое ПО обновляется регулярно и автоматически.
• Подключение к интернет-магазину. Важным аспектом автоматизации небольшого розничного магазина являются продажи в сети. Они могут расширить аудиторию, увеличить выручку.
• Организация доставки. Наличие собственной доставки – ещё один способ повысить лояльность клиентов и увеличить продажи. Для этого курьеры подключают к кассе магазина свои смартфоны, на которые устанавливается специальная программа.

Что потребуется для технического и программного оснащения магазина розничной торговли

Для успешного апгрейда торговой точки нужно иметь оборудование и софт, которые отвечают специфике бизнеса. Поэтому перед выбором важно ответить на вопрос, каких целей вы хотите достичь, внедряя автоматизацию в магазине.

Торговое оборудование

Вот базовый набор оборудования:

• Онлайн-касса. Регистрирует продажи, пробивает чеки, отправляет данные о расчётах в ФНС в режиме реального времени.
• Принтер этикеток. Нужен для печати этикеток со штрих-кодами и ценников.
• Сканер штрих-кода. Бывает проводной и беспроводной. При работе с маркировкой обязателен 2D сканер. Он быстро учитывает товары и находит их в номенклатурной базе. Очень удобен при проведении инвентаризации.
• Весы. Электронные весы, как правило, подключаются к кассе и автоматически отправляют вес в кассовое ПО. Фасовочные весы предназначены для формирования и дальнейшего хранения порций (например, круп, печенья и других сыпучих продуктов). Есть весы самообслуживания со встроенным принтером этикеток и сенсорной панелью для выбора взвешиваемого товара. Размещаются в торговом зале, чтобы покупатели могли всё взвесить самостоятельно и кассир не тратил на это время.

Дополнительная техника для модернизации магазина, которая упростит работу:

• Терминал сбора данных (ТСД). Это мобильное устройство со встроенным сканером штрих-кода. Умеет не только считывать коды, но и работать с документами . ТСД нужен на складе, в клиентском зале для автоматизации рутинных операций, таких как инвентаризация, сборка заказа, переоценка, приёмка товара.
• Дисплей покупателя. Удобен для демонстрации клиенту информации о наименовании товара, количестве товара, итоговой суммы покупки и т. д.
• Денежный ящик. Хранит и защищает от воровства наличку.
• Детекторы купюр. Защищают от приёма фальшивых денег.
• Счётчики банкнот. Упрощают работу кассиров, а также позволяют избежать ошибок при учёте наличных денежных средств.
• Считыватели магнитных карт. Нужны для авторизации сотрудников в системе и считывания карт лояльности.
• Счётчики посетителей. Позволяют считать, сколько людей вошло в магазин, сколько из них совершили покупку. На основании этой статистики можно проводить маркетинговые акции и улучшать обслуживание клиентов.
• Противокражные рамки. Защищают от воровства. Помогают сохранить прибыль.

Как выбрать ККТ для автоматизации в торговой точке

Для автоматизации автономные кассы с кнопками не подходят по нескольким причинам: маркировку такие кассы не поддерживают, а ТУ сервис на них не установить из-за маленькой памяти. Автономные кассы подойдут только для соблюдения закона – передачи сведений чека в ФНС.

Лучший вариант для автоматизации небольшого розничного магазина – смарт-терминалы или умные кассы. Это удобные компактные устройства с сенсорным экраном от 5 до 10 дюймов, со встроенным принтером чеков и сканером, встроенным кассовым ПО и аккумулятором. Функциональность умных касс расширяется с помощью подключения дополнительных приложений. На смарт-терминалах можно продавать любой товар.

Для больших предприятий, где номенклатура от 500 товаров и большой поток клиентов, подойдут POS-системы. Это комплект оборудования для точки в минимальный состав которого входят: фискальный регистратор (ФР), POS-компьютер с кассовым и товароучётным ПО, экран кассира, клавиатура. В качестве компьютера можно использовать ноутбук, планшет, моноблок (ПК плюс монитор). Мощность компьютера зависит от ПО.

Фискальный регистратор – это онлайн-касса в виде небольшого принтера чеков с фискальным накопителем (ФН). В отличие от смарт-терминалов у ФР больше ширина чековой ленты, выше скорость печати, в большинстве моделей есть автоотрез чека. Также между собой регистраторы отличаются количеством портов для подключения нужной периферии.

Эвотор 6

От 29 900 ₽

Выбрать

Касса АТОЛ Sigma 7

От 21 500 ₽

Выбрать

ПТК MSPOS-K

От 16 499 ₽

Выбрать

Касса Эвотор 5 ST

От 24 900 ₽

Выбрать

ККТ Штрих-On-Line

От 24 350 ₽

Выбрать

Как выбрать программное обеспечение для автоматизации торговли

Какой софт нужен? Что учесть при выборе ПО? Наши советы:

1. Функционал. Программа должна закрыть все задачи по автоматизации магазина. Высокая стоимость не гарантирует наличие нужных вам функций.
2. Расширяемость. Обращайте внимание на то, чтобы софт имел нужные вам решения, которые вы смогли бы подключить при необходимости. Система должна уметь расти вместе с вашим бизнесом.
3. Совместимость. При наличии касс важно узнать, может ли ТУ сервис к ним подключиться. Если разработчики разные, при обмене данными часто возникают ошибки.
4. Стоимость обновлений.
5. Стоимость техподдержки.
6. Простота. Удобно, если вы сможете настроить программу самостоятельно.

С помощью товароучётной системы можно заметно упростить работу торговой точки, но выбор должен быть осознанным и соответствовать потребностям магазина или сети.

На российском рынке много поставщиков ПО для автоматизации розницы. Разработчики предлагают решения для продаж любых видов продукции – от небольшого магазина до сетевого ритейла, подходящих под любую отрасль, как из сферы торговли, так и сферы услуг.

Такском предлагает ПО компаний БИФИТ Касса, ДРИМКАС, Фронтол, которые соответствуют требованиям всех государственных систем и ФЗ № 54.

• Касса Розница – программа от БИФИТ Касса для модернизации рабочего места кассира. Включает в себя: облачный товароучёт, работу с системой маркировки и ЕГАИС, инструменты поощрения клиентов, работу с онлайн-заказами, функции для работы по агентским схемам.
• Кассовая программа от ДРИМКАС. Включает функции для маркировки, ЕГАИС, упрощения кассовых операций, удалённого контроля магазина с телефона, всё для работы с ВетИС «Меркурий».
• Сервис Frontol 6. Подходит заведениям общественного питания любой величины и магазинам. Идеален для большого потока клиентов.

Почему не все предприниматели решаются на автоматизацию магазина?

До сих пор некоторые представители бизнеса сомневаются, что для их магазина действительно нужны современное оборудование и софт. Опасения у всех разные: большие расходы, трата времени на настройку и запуск, сложности в освоении.

По поводу цены. Сегодня на рынке много решений, подобрать подходящее под свой бюджет довольно легко. На стоимость автоматизации магазина влияет специфика продаж, размер товарооборота, количество сотрудников и другие показатели. Можно сэкономить, если выбирать облачные решения. Они удобнее коробочных версий и равны им по функционалу.

Для модернизации небольших предприятий торговли вполне хватит недорогого смарт-терминала со встроенным ТУ сервисом.

А чтобы автоматизировать торговую точку без сложностей и временных затрат, можно воспользоваться услугами компаний, которые внедряют учёт под ключ. Это выгоднее и надежнее, чем покупать отдельные приложения и настраивать всё самостоятельно.

Как внедрить ТУ систему

К автоматизации в торговой точке нужно подходить серьёзно. Чтобы не было проблем с законом в дальнейшем, нельзя допустить ни одной ошибки. Вывод: лучше обратиться к профессионалам. Абсолютно все ваши хлопоты по этому вопросу они возьмут на себя.

Комплексное решение для автоматизации магазина розничной торговли от Такском включает в себя следующие услуги:

• Анализ бизнес-процессов и составление технического задания.
• Регистрация в GS1, «Честном знаке», ЕГАИС.
• Подбор и подключение оборудования: кассы, ТСД, сканера, принтер этикеток и т. д.
• Настройка сервиса ЭДО и его интеграция с товароучётной системой.
• По необходимости – настройка ячеистого хранения, агрегации упаковки, справочника номенклатуры и т. д.
• Комплексное обучение сотрудников.
• Техподдержка после внедрения решения.

Заключение

Автоматизация магазина розничной торговли помогает избавиться от рутины в документообороте, оптимизировать все бизнес-процессы, улучшить обслуживание клиентов, увеличить прибыль. Если в организации внедрен ТУ сервис, её владельцу остается только одно – думать о дальнейшем развитии и росте собственного бизнеса.