и комплексные услуги от поставщика
и комплексные услуги от поставщика
сайте круглосуточно!
Онлайн-касса для розничного магазина и интернет-площадки: на что обратить внимание при выборе
- Что такое онлайн-касса и как она работает
- Какому бизнесу не нужна онлайн-касса
- Виды онлайн-касс
- Почему предприниматели выбирают фискальный регистратор
- Критерии оценки кассовой программы
- На что обратить внимание при выборе кассовой техники
- Фискальный накопитель: на какой срок выбирать
- Техподдержка
- Касса для интернет-магазина
Рассказываем, на что обратить внимание при выборе кассы для розничного магазина, а также кассы для интернет-магазина. Но сначала разберём, что такое контрольно-кассовая техника (ККТ), как она работает и кому нужна.
Что такое онлайн-касса и как она работает
Онлайн-кассы собирают для налоговой информацию о расчётах с физлицами в реальном времени. Правила работы с онлайн-кассами установлены федеральным законом «О применении ККТ при осуществлении расчётов в РФ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Основные требования к кассовым аппаратам и работе с ними:
- Подключение к интернету, чтобы техника всегда была онлайн.
- Наличие фискального накопителя — защищённого устройства, которое собирает, обрабатывает и хранит информацию обо всех расчётах.
- Договор с оператором фискальных данных (ОФД) — организацией, которая собирает данные с онлайн-касс и передаёт их в ФНС России.
- Регистрация онлайн-кассы, а также фискального накопителя в налоговой перед тем, как рассчитываться с покупателями.
Применять онлайн-кассу должны ИП и организации, которые принимают или выдают деньги физическим лицам в магазине или офисе продаж.
Какому бизнесу не нужна онлайн-касса
Из общих правил работы с кассами есть исключения. Закон № 54-ФЗ (ст. 2) разрешает отдельным ИП и компаниям работать без ККТ. Исключения бывают:
- по налоговому режиму;
- по товарам (услугам);
- по особенностям бизнеса;
- по видам расчётов.
Исключения по налоговому режиму
Онлайн-кассы могут не применять плательщики налога на профессиональный доход (или самозанятые), в том числе в магазинах, где можно купить товары их собственного производства.
Касса не потребуется ИП на патенте, которые занимаются видами деятельности, перечисленными в п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Если ИП на патенте работает в сфере, которой нет в списке, ему нужна онлайн-касса. Например, кассовые аппараты необходимо устанавливать в торговых точках, магазинах, кафе, ресторанах и других подобных местах.
Исключения по продаваемым товарам (услугам)
Товары и услуги, а также условия их продажи, при которых необязательно использовать кассовый аппарат, перечислены в ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Исключения из-за особенностей бизнеса
В этой категории компании, которые работают в особых условиях. Например, для аптек онлайн-касса обязательна, но если точка находится в сельском фельдшерском пункте, кассовый аппарат можно не ставить.
В эту же категорию попадают магазины в труднодоступных и удалённых местах, список которых утверждён Минсвязью РФ. Такие организации не обязаны передавать данные с касс ОФД.
Нюансы применения онлайн-кассы при розничной торговле
В большинстве случаев для розничной торговли поставить кассу необходимо. Но нужно учитывать некоторые особенности. Так, закон № 54-ФЗ разрешает работать без онлайн-кассы на рынках, ярмарках, выставках и при торговле вразнос, но разрешение не распространяется на продажу маркированной продукции и других товаров из перечня, установленного Правительством РФ, а также при работе в закрытых торговых помещениях и через крытый транспорт.
Обратите внимание: в 2025 году применение онлайн-кассы на рынках станет обязательным почти для всех. Об исключениях в новых требованиях закона мы писали здесь. Остальные организации и индивидуальные предприниматели должны будут купить ККТ и установить её до 31 декабря 2025 года включительно.
Исключения по видам расчётов
Для отдельных компаний закон № 54-ФЗ обязывает использовать онлайн-кассу в одних случаях и разрешает не выдавать чеки в других. Например, если расчёты между организациями и ИП происходят наличными или по карте, кассовый аппарат требуется. Если платежи принимаются исключительно через безналичные переводы со счёта на счёт, ККТ не нужна.
Если онлайн-касса вам нужна, давайте переходить к выбору. Начнём с видов касс.
Виды онлайн-касс
Перед тем, как разобраться, какая касса вам подойдёт, оцените место установки аппарата: тип интернет-связи, есть ли электросеть, потребуется ли подключать к кассе сканер и эквайринг. Это поможет вам сразу отсеять неподходящие аппараты.
При знакомстве с предложением продавцов ККТ разнообразие пугает, но есть всего три категории касс:
- автономные онлайн-кассы и ньюджеры;
- смарт-терминалы;
- фискальные регистраторы.
Автономки и ньюджеры
Автономные онлайн-кассы и ньюджеры — это аппараты с кнопками и небольшим экраном. Кассы отличаются внешне: ньюджеры выглядят современнее, чем автономки. Кроме того, у ньюджеров есть личный кабинет и несколько портов для подключения дополнительного оборудования, например, сканера. У автономных кассовых аппаратов разъёмов для подключения периферии чаще всего нет.
Ньюджеры:
Автономные кассы:
Плюсы таких онлайн-касс — компактность, работа от аккумулятора, цена от 9 000 руб. без фискального накопителя.
Минусы таких касс:
- у кассового ПО минимальные возможности, только для исполнения закона № 54-ФЗ;
- сложно использовать, если ассортимент больше 50 товаров;
- для обновления программы аппарата нужен специалист.
Автономные онлайн-кассы и ньюджеры подходят, если в номенклатуре до 10 товаров, а также необязательны товарный учёт и аналитика.
Смарт-терминал
Смарт-терминалы — это онлайн-кассы с сенсорным экраном, слотом для фискального накопителя и принтером для печати чеков. Некоторые модели касс могут работать от аккумулятора.
Смарт-терминал. Плюсы таких касс:
- у большинства моделей компактный размер, аппараты мобильны, возможна работа от аккумулятора;
- справляются со значительной номенклатурой, а также поддерживают товарный учёт;
- на большинстве смарт-терминалов можно поменять софт, если он перестал устраивать;
- много моделей со встроенным терминалом эквайринга.
Минусы таких касс:
- нельзя повлиять на технические характеристики: например, если ККТ поддерживает только 3G и Wi-Fi, не получится подключить онлайн-кассу к стационарному интернету;
- цена касс от 17 000 руб. без ФН; кроме этого, в большинстве случаев в кассовом ПО бесплатны только базовые функции, а за дополнительные возможности, например, работу с маркировкой и ЕГАИС, нужно доплачивать;
- сложно выбрать, так как надо учесть много нюансов — от технических особенностей касс до функций в кассовой программе.
Фискальные регистраторы
Фискальные регистраторы — это аппараты, которые представляют из себя принтеры для чеков с ФН. Для таких касс нужен управляющий девайс: компьютер, ноутбук, планшет и даже смартфон.
Фискальные регистраторы. Плюсы таких онлайн-касс:
- много моделей, цены начинаются от 9 000 руб;
- проще подобрать, так как достаточно оценить только технические характеристики аппарата — скорость печать чека, способы подключения к управляющему устройству и удобство замены ленты.
Минус таких касс — им требуется дополнительный девайс и кассовое ПО. Но это условный минус, так как он упрощает выбор и меньше ограничивает владельцев торговых точек.
Почему предприниматели выбирают фискальный регистратор
Для этого есть как минимум три причины
- Необязательно применять новые гаджеты. Обычно кассовые программы не требуют особых технических характеристик от управляющего устройства. Ноутбуки и планшеты есть почти у всех, можно использовать их для подключения касс и не покупать новые.
- Просто выбрать. Если смарт-терминалы нужно оценивать как с технической стороны (размер, какую интернет-связь поддерживает и т. п.), так и с точки зрения возможностей ПО, то при выборе фискальных регистраторов эти составляющие можно разделить: сначала подобрать подходящую кассу, а потом разобраться с тем, какие функции понадобятся для бизнеса, и найти подходящий вариант кассовой программы.
- Проще подключить терминал эквайринг, весы, сканер. Если у смарт-терминалов не всегда есть разъёмы для подключения дополнительного оборудования, то с управляющим устройством таких проблем не будет. Кроме этого, обычно к смарт-терминалам определённых моделей подходит не всё оборудование, а только отдельные марки. При использовании же ноутбука или планшета к кассе подключается любой терминал эквайринга, весы и сканер.
Критерии оценки кассовой программы
Возможности онлайн-кассы зависят от установленного софта: некоторые аппараты обладают только минимальным набором функций (создают чек и оформляют возврат), другие же ККТ ведут товарный учёт, собирают аналитику для управленческих решений, упрощают работу с маркированной продукцией и алкоголем.
Перед оценкой ПО определитесь, что вы хотите получить от онлайн-кассы. Если вам важно, чтобы ККТ приносила пользу вашей компании, обратите внимание на такие функции, как:
- товарный учёт, который поможет контролировать остатки за счёт того, что все приходы и списания в кассе отражаются в режиме реального времени, даёт возможность частого проведения инвентаризации.
- аналитические отчёты, например, по выручке, затратам, прибыли и т. д. Это позволит принимать решения не интуитивно, а на основе цифр.
- поддержка маркетинговых программ, польза которых в том, что данные о покупателях хранятся в базе данных касс. Информацию можно использовать для создания персонализированных предложений, проведения акций, использования накопительных и бонусных карт.
Если ваш бизнес работает с маркированными товарами, пивом и крепким алкоголем, выбирайте ПО с дополнительными возможностями. Но здесь тоже есть нюансы. Некоторые онлайн-кассы умеют только передавать информацию с кодов оператору фискальных данных и ЕГАИС для списания товаров с баланса торговой точки. Другие же помогают проверять входящие документы, приходовать продукцию и отчитываться перед контролирующими органами. Смарт-терминал подразумевает такой же подход к выбору софта.
Есть ещё один критерий для оценки ПО при выборе касс — способ установки сервиса через облако или из «коробки».
Облачный или «коробочный» сервис
И облачный, и «коробочный» сервисы устанавливают на устройство в магазинах, а затем гаджет подключают к фискальным регистраторам. На этом сходство заканчивается.
Основная разница между двумя подходами в том, что «облако» позволяет попасть в личный кабинет онлайн-кассы из любого места, где есть интернет, а когда ПО из «коробки», доступ есть только с устройства, подключённого к кассе. Поэтому предприниматель, у которого облачный сервис, может посмотреть, как работает бизнес, из дома или в поездке, с «коробкой» так не получится.
Обратите внимание, разработчики предлагают разные тарифы для кассового ПО. Это удобно тем, что каждый владелец магазина сможет выбрать необходимые функции в кассе.
Тарифы на примере софта БИФИТ
У облачного сервиса БИФИТа три тарифа для касс: «Старт», «Бизнес» и «Мера».
| Старт | Бизнес дополнительно к «Старту» | Мера дополнительно к «Бизнесу» |
|---|---|---|
| Кассовые операции | Маркировка и ЕГАИС | Планирование заказов поставщикам |
| Управление правами по ролям и рабочим местам | Прием оплаты по СБП | План/факт продаж — определение плана продаж магазинов на период и отслеживание выполнения |
| Аналитика продаж и отчёты | Бесплатный ЭДО | Автозаказы поставщикам |
| Агентские продажи | Управление несколькими магазинами в одной системе | Дашборды с аналитическими показателями |
| Программы лояльности | Товарный учёт | Отслеживание стареющих товаров на складах магазинов |
Вы можете выбрать фискальный регистратор, подобрать к нему фискальный накопитель, подключить их к ноутбуку (планшету) и установить БИФИТ. Вы получите кассу не только для выдачи чеков, но и для аналитики. БИФИТ можно установить и на смарт-терминалы.
На что обратить внимание при выборе кассовой техники
На выбор кассы влияют:
- ассортимент как по количеству, так и по наличию маркированных товаров и алкоголя;
- сколько покупателей бывает в магазине;
- будете ли вы работать на выезде;
- потребуется ли подключать торговое оборудование;
- нужен ли товарный учёт и аналитические отчёты о состоянии бизнеса.
| Критерий | Автономка/ньюджер | Смарт-терминал | Фискальный регистратор |
|---|---|---|---|
| Ассортимент (количество позиций) | До 10 позиций | Для любого ассортимента | |
| Маркированные товары и алкоголь | Для алкоголя не подходят, для маркировки редкие модели | Подходят, но нужно смотреть на возможности программы | |
| Количество покупателей | Для низкой проходимости | Для средней проходимости, но есть модели с высокой скоростью печати чека | Для высокой проходимости нужен фискальный регистратор с автоотрезом чеков |
| Выездная торговля и курьерская доставка | Подойдет, если ассортимент до 10 позиций без маркированных товаров | Есть ККТ на аккумуляторах и со встроенным эквайрингом | Подойдёт, если выбрать мобильное управляющее устройство, например, смартфон |
| Подключение торгового оборудования | Зависит от модели | Зависит от управляющего устройства | |
| Товарный учёт и аналитика | Нет | Зависит от программы | |
Подведём итоги. Если в ассортименте до 10 товаров (услуг) без маркированной продукции и алкоголя, в торговой точке низкая проходимость и не нужен товарный учёт, подойдут автономная касса или ньюджер. Во всех остальных случаях лучше остановиться на смарт-терминалах или фискальных регистраторах.
Фискальный накопитель: на какой срок выбирать
Каждый фискальный накопитель рассчитан либо на 15, либо на 36 месяцев работы. Выбор срока ФН в основном зависит от налогового режима:
- Фискальный накопитель на 15 месяцев должны использовать продавцы на основном налоговом режиме, а также на других налоговых режимах при сезонных продажах и работе с подакцизными товарами.
- Фискальный накопитель на 36 месяцев подходит ИП и компаниям на спецрежимах (упрощёнка, патент, ЕСХН), а также компаниям на ОСН, оказывающим услуги.
Срок службы, указанный на ФН, — это максимальный срок. Если память закончится раньше, фискальный девайс надо заменить на новый, независимо от того, сколько он отработал.
Техподдержка
Техподдержка — это ещё один критерий при оценке онлайн-кассы: если предприниматель или его сотрудники не получат помощь, работа магазина или офиса продаж будет приостановлена.
При оценке техподдержки изучите способы приёма заявок и график работы. Специалисты ЦТО «Такском-Касса» отвечают на вопросы по телефону и исправляют ошибки через удалённое подключение.
Касса для интернет-магазина
Купить товары на сайте и забрать их можно по-разному: оплатить через интернет и при получении, получить в пункте самовывоза или от курьера. Поэтому алгоритм подбора онлайн-кассы для сайта отличается от того, как работает подбор для розничной точки, например, есть нюансы в количестве касс, они зависят от того, как оплачивают заказ. К каждому аппарату понадобятся отдельные накопители.
| Передача заказа и оплата | Количество кассовых аппаратов |
|---|---|
| Самовывоз из магазина или пунктов выдачи, расчёт при выдаче | Онлайн-касса нужна в каждую точку выдачи, чтобы сотрудники выдавали чек при приёме денег |
| Курьерская доставка сотрудниками магазина, оплата при получении | Онлайн-касса должна быть у каждого курьера, он выдаёт чек при передаче товаров |
| Перевод денег на сайте при оформлении заказа | Одна онлайн-касса, на которой формируют чеки при получении платы за товары с признаком способа расчета «Предоплата». После получения заказа продавец формирует чек с признаком «Полный расчёт». |
Для онлайн-кассы, которая будет работать только на сайте, необязательна физическая основа, так как закон № 54-ФЗ позволяет отправлять чеки в электронном виде, а значит, их можно не распечатывать. Чтобы не покупать ККТ, магазину достаточно арендовать облачную онлайн-кассу, которая представляет из себя облачный софт и место в защищённом дата-центре. При этом фискальный накопитель в налоговой регистрируется на интернет-магазин.
Если у торговой онлайн-площадки разные способы приёма оплаты на сайте и при получении, к интернет-магазину можно подключить аппарат одной из точек самовывоза, но при условии, что ПО такое позволяет. Например, в пункте выдачи стоит ноутбук с подходящей программой и фискальный регистратор, что позволяет выдавать чеки через кассу тем, кто рассчитывается за товары при получении, и в то же время отправлять электронные чеки при оплате заказов онлайн. Когда ПО в кассе так не умеет, к сайту «прикручивают» одну кассу, а в пунктах самовывоза устанавливают другие.