Автоматизация магазина

Если вручную вести учёт товаров, контролировать остатки, отслеживать продажи и прибыль, торговая точка просто не сможет быть конкурентоспособной. Ручной учёт отнимает у предпринимателей и их сотрудников много времени и усилий. В итоге человеческий фактор приводит к издержкам (пересортице, потере товара), а иногда и к штрафам.

В статье расскажем, что такое автоматизация торговли, в чём её преимущества, какое торговое оборудование и программное обеспечение (ПО) выбрать для магазина.

Что такое автоматизация и зачем она розничному магазину

Автоматизация подразумевает установку в магазине современного торгового оборудования и интеграцию специального софта – товароучётной программы (ТУ).

Действительно ли автоматизация нужна всем торговым предприятиям? Наш ответ — «да».

Например, продажа маркированных товаров или алкоголя. Такую продукцию магазин обязан принимать через электронный документооборот (ЭДО), используя электронную подпись. А данные о движении товаров передавать в систему маркировки «Честный знак» или ЕГАИС (Единую государственную автоматизированную информационную систему).

Здесь можно, конечно, обойтись без ТУ программы – принимать документы в личном кабинете (ЛК) систем и затем продавать товары на кассе. Но это очень неудобно. Для общего учёта придётся постоянно заходить в ЛК, чтобы посмотреть, сколько пришло-ушло такой продукции, или где-то записывать данные. Возможны ошибки в документах при приёмке, продаже, перемещении товаров. Следствие таких ошибок — штрафы.

Поэтому автоматизация, прежде всего, нужна самому предпринимателю для упрощения жизни себе и сотрудникам. Розничный магазин, где товарный и управленческий учёт автоматизированы, это априори более успешный магазин, чем тот, где учёт ведётся по старинке – на бумаге или в таблицах Excel.

Какие преимущества даёт автоматизация магазина розничной торговли

Магазин – это закупки, склад, продажи, бухгалтерский учёт, документооборот, управление персоналом. Автоматизация розничного предприятия упрощает все данные бизнес-процессы.

• Контроль остатков товаров. Достаточно одного щелчка мыши, чтобы посмотреть актуальные складские запасы, увидеть залежавшийся или популярный в магазине товар и сделать грамотную закупку.
• Грамотное управление ценами. Скорректировать в базе товаров закупочную цену, наценку, продажную цену можно за считанные минуты, как для одного товара, так и для группы товаров.
• Простая и быстрая инвентаризация магазина.
• Ведение клиентской базы, базы поставщиков. Всё в одном месте.
• Продажа любых товаров.
• Удобные, современные рабочие места кассиров. Онлайн-кассы сами считают итоговую сумму чека, стоимость весового товара, сдачу, скидки, принимают все виды оплаты, умеют откладывать чек. Кассир делает меньше ошибок, итог – быстрое обслуживание клиентов, устранение очередей.
• Устранение воровства в магазине. Не все сотрудники порядочны. Кражи, к сожалению, будут всегда. ТУ программа ведет строгий учёт данных по розничной торговле в разрезе каждого товара: приход, перемещение, продажу. Унести ничего не получится. Работа кассиров отслеживается по отчётам закрытия-открытия смен, предпринимателю всегда доступна информация о том, какие товары проданы на данный момент и на какую сумму.
• Повышение лояльности клиентов. Для эффективной работы магазину розничной торговли нужны программы лояльности для постоянных покупателей. Они позволяют управлять данными о клиентах, предлагать персональные акции, скидки, бонусы, чем увеличивают рост продаж. Лучше возвращать старых покупателей, а не заманивать новых, тратя деньги на рекламу.
• Аналитика деятельности. Вы будете понимать, как должна развиваться ваша торговая точка, видеть убыточные и прибыльные направления. В ТУ системе для этого есть разнообразные отчёты – аналитические, торговые. Можно посмотреть валовую прибыль, себестоимость. Для выгрузки данных нужны секунды.
• Удалённый контроль за работой розничного магазина. Все операции с товаром, начало смены, окончание смены, движение денег, аналитику руководитель торговой точки видит прямо на смартфоне.
• Простой документооборот. Минимизация ошибок при заполнении документов, подсчётах. Возможность автоматизации бухгалтерского учёта – экономия на зарплате бухгалтера.
• Работа по закону. Изменения в законодательстве происходят часто, а кассовое ПО обновляется регулярно и автоматически.
• Подключение к интернет-магазину. Важной частью автоматизации небольшого розничного магазина являются онлайн-продажи. Торговля в сети позволит расширить аудиторию, увеличить выручку.
• Организация доставки. Наличие в розничной точке собственной доставки – ещё один способ повысить лояльность клиентов и увеличить продажи. Для этого курьеры подключают к кассе магазина свои смартфоны, на которые устанавливается специальная программа.

Что потребуется для автоматизации магазина розничной торговли

Для успешной автоматизации торговой точки нужны оборудование и софт, которые отвечают специфике бизнеса. Поэтому перед выбором важно ответить на вопрос, каких целей вы хотите достичь, внедряя автоматизацию в розничном магазине.

Торговое оборудование

Вот базовый набор оборудования:

• Онлайн-касса. Регистрирует продажи, пробивает чеки, отправляет данные о расчётах в ФНС онлайн.
• Принтер этикеток. Нужен для печати этикеток со штрихкодами и ценников.
• Сканер штрихкода. Бывает проводной и беспроводной. При продажах маркированных товаров обязателен 2D сканер. Быстро учитывает товары при продаже, инвентаризации, нужен для моментального поиска товара в номенклатурной базе.
• Весы. Электронные весы, как правило, подключаются к кассе и автоматически отправляют вес в программу. Есть весы фасовочные, предназначены для формирования и дальнейшего хранения порций (например, круп, печенья и других сыпучих товаров). Есть весы самообслуживания со встроенным принтером этикеток и сенсорной панелью для выбора взвешиваемого товара. Размещаются в торговом зале, чтобы покупатели сами взвешивали товар и кассир не тратил на это время.

Дополнительная техника для автоматизации магазина, которая упростит работу:

• Терминал сбора данных (ТСД). Это мобильное устройство со встроенным сканером штрихкода. Умеет не только считывать коды, но и работать с документами. ТСД нужен на складе, в торговом зале для автоматизации рутинных операций, таких как инвентаризация, сборка заказа, переоценка, приёмка товара.
• Дисплей покупателя. Удобен для демонстрации клиенту данных о товаре: наименовании, количестве, итоговой сумме покупки и т. д.
• Денежный ящик. Хранит и защищает от воровства наличку.
• Детекторы купюр. Защищают от приёма фальшивых денег.
• Счётчики банкнот. Упрощают работу кассиров, а также позволяют избежать ошибок при учёте наличных денежных средств.
• Считыватели магнитных карт. Нужны для авторизации сотрудников в системе и считывания карт лояльности.
• Счётчики посетителей. Позволяют считать, сколько людей вошло в магазин, сколько из них совершили покупку. На основании этих данных можно проводить маркетинговые акции и улучшать обслуживание клиентов.
• Противокражные рамки. Защищают от воровства. Помогают сохранить прибыль.

Как выбрать кассу для автоматизации в торговой точке

Для автоматизации автономные кассы с кнопками не подходят по нескольким причинам: маркировку такие кассы не поддерживают, ТУ программу не установить из-за маленькой памяти. Автономные онлайн-кассы подойдут только для соблюдения закона – передачи данных чека в ФНС.

Лучший вариант для автоматизации небольшого розничного магазина – смарт-терминалы или умные кассы. Это удобные, компактные онлайн-кассы с сенсорным экраном от 5 до 10 дюймов, со встроенным принтером чеков, встроенным кассовым ПО, с аккумулятором. Функциональность умных касс расширяется с помощью подключения дополнительных приложений. На смарт-терминалах можно продавать любой товар.

В больших магазинах, где номенклатура от 500 товаров и большой поток клиентов, чтобы организовать автоматизацию, подойдут POS-системы. Это комплект оборудования для точки продаж, в минимальный состав которого входят: фискальный регистратор (ФР), POS-компьютер с кассовым и товароучётным ПО, экран кассира, клавиатура. В качестве компьютера можно использовать ноутбук, планшет, моноблок (ПК плюс монитор). Мощность компьютера зависит от ПО.

Фискальный регистратор – это онлайн-касса в виде небольшого принтера чеков с фискальным накопителем (ФН). В отличие от смарт-терминалов у ФР больше ширина чековой ленты, выше скорость печати, в большинстве моделей есть автоотрез чека. Кроме того, регистраторы регистраторы отличаются количеством портов для подключения нужной периферии.

Касса Эвотор 5 ST

От 20 900 ₽

Выбрать

ПТК MSPOS-K

От 16 499 ₽

Выбрать

ККТ Штрих-On-Line

От 24 350 ₽

Выбрать

Касса АТОЛ Sigma 7

От 18 150 ₽

Выбрать

Эвотор 6

От 27 900 ₽

Выбрать

Как выбрать программное обеспечение для автоматизации торговли

Какой софт нужен рознице? Что учесть при выборе ПО?

1. Функционал. Программа должна закрыть все задачи по автоматизации магазина. Высокая стоимость не гарантирует наличие нужных вам функций.
2. Расширяемость. Бизнес быстро меняется, растёт. Обращайте внимание, чтобы в программе было нужные вам решения, которые вы смогли бы подключить при необходимости. Система должна уметь расти вместе с вами.
3. Совместимость. Может быть так, что в торговых точках уже установлены кассы. Тогда важно узнать, подключится ли ТУ сервис к кассам. Если разработчики программ разные, при обмене данными часто возникают ошибки.
4. Стоимость обновлений.
5. Стоимость техподдержки.
6. Простота. Удобно, если вы сможете настроить программу самостоятельно.

Товароучётная система заметно упрощает работу торговой точки, но выбор должен быть осознанным и соответствовать потребностям магазина или сети.

На российском рынке есть много поставщиков ПО для автоматизации розницы. Разработчики предлагают решения для продаж любых видов товаров от небольшого магазина до торговой сети, подходящих под любую отрасль, как из сферы торговли, так и сферы услуг.

Такском предлагает ПО компаний БИФИТ Касса, ДРИМКАС, Фронтол, которые соответствуют требованиям всех государственных систем и ФЗ № 54.

• Касса Розница – программа от БИФИТ Касса для автоматизации рабочего места кассира. Включает в себя: облачный товароучёт, работу с маркировкой и ЕГАИС, программу лояльности, работу с онлайн-заказами, функции для работы по агентским схемам.
• Кассовая программа от ДРИМКАС. Включает функции для маркировки, ЕГАИС, ведения статистики продаж, автоматизации кассовых операций, удалённого контроля магазина с телефона, всё для работы с ВетИС «Меркурий».
• Сервис Frontol 6. Программа автоматизирует продажи и учёт в торговой точке и заведениях общественного питания любой величины. Идеально подходит для большого потока клиентов.

Почему не все предприниматели решаются на автоматизацию магазина?

До сих пор некоторые представители бизнеса сомневаются, нужно ли внедрять автоматизацию магазина. Опасения у всех разные: большие расходы, трата времени на настройку и запуск, сложности в освоении.

По поводу цены. Сегодня на рынке много решений для автоматизации розницы, подобрать нужное под бюджет – легко. На стоимость автоматизации магазина влияет специфика продаж, размер товарооборота, количество сотрудников и другие показатели. Чтобы сэкономить, советуем выбирать облачные решения. Они удобнее коробочных версий и равны им по функционалу.

Для автоматизации небольших предприятий торговли вполне хватит недорогого смарт-терминала со встроенным ТУ сервисом.

А чтобы автоматизировать торговую точку без сложностей и временных затрат, можно воспользоваться услугами компаний, которые внедряют учёт под ключ. Это выгоднее и надёжнее, чем покупать отдельные приложения и настраивать все самостоятельно.

Как запустить автоматизацию в торговой точке

К автоматизации в торговой точке нужно подходить серьёзно. Чтобы не было проблем с законом в дальнейшем, нельзя допустить ни одной ошибки. Лучше обратиться к профессионалам. Абсолютно все ваши хлопоты по этому вопросу они возьмут на себя.

Комплексное решение для автоматизации магазина розничной торговли от Такском включает в себя следующие услуги:

• Анализ бизнес-процессов в магазине и составление технического задания.
• Регистрация в GS1, «Честном знаке», ЕГАИС.
• Подбор и подключение оборудования: ТСД, сканера, принтер этикеток и т. д.
• Настройка сервиса ЭДО и его интеграция с товароучётной системой.
• По необходимости – настройка ячеистого хранения, агрегации упаковки, справочника номенклатуры и т. д.
• Комплексное обучение сотрудников.
• Техподдержка после внедрения решения.

Комплексная автоматизация торговли в Такском.

Заключение

Автоматизация магазина розничной торговли помогает избавиться от рутины в документообороте, оптимизировать все торговые процессы, улучшить обслуживание клиентов, увеличить продажи. Если точка автоматизирована, её владелец может посвятить больше времени дальнейшему развитию и росту собственного бизнеса.

Не откладывайте на потом – начните автоматизацию магазина розничной торговли уже сегодня!