Популярные ошибки при работе с кассовым аппаратом

Ошибки при работе с кассовым аппаратом влекут за собой штрафы. Если для ИП это незначительные суммы, для юридических лиц взыскание существенно (от 50 тыс. рублей). Поэтому стоит внимательно относиться к обучению сотрудников, чтобы они умели исправлять хотя бы основные ошибки, например, могли аннулировать ошибочно пробитый чек по онлайн-кассе

Частые ошибки, с которыми можно столкнуться

Функционал аппаратов и программных модулей, подключаемых к интернет-магазинам, позволяет скорректировать практически любые действия кассира. Главное, обнаружить проблему до того, как это сделает налоговая. Одна из распространенных операций – аннулирование чека на кассовом аппарате. Например, если указана неверная сумма или на бумажном чеке присутствует неверная информация (некорректный ИНН, отсутствуют сведения о маркировке и т.п.).

Значение вне разрешенного диапазона

Такая ошибка возникает в двух случаях: когда в каком-то теге касса ничего не передает и когда касса передает не то, что должно быть – например, буквы вместо цифр.

Больше всего таких ошибок пользователи допускают в теге 1203 «ИНН кассира». Ошибка возникает в случае, если при настройке кассы забывают указать ИНН кассира. В этом случае касса передает в ОФД чек с пустым значением тега. Т. е. сам тег касса передает, но внутри нет содержимого. В таких случаях возникает ошибка «Значение вне разрешенного диапазона», так как по официальным требованиям в теге должны содержаться символы, а не пустота. «ИНН кассира» не выводиться на печать, поэтому самостоятельно понять есть ли в нём ошибка можно только посмотрев в Личном кабинете ОФД «Такском» чек.

Если мы говорим о второй причине возникновения этой ошибки, то как пример рассмотрим тег «ИНН поставщика». Ошибка возникнет когда в чеке вместо разрешенных в этом теге цифр (ИНН) касса из-за неправильной настройки передаст символы (название поставщика).

Комментарий эксперта

Айсен Гульнара

продуктолог ЦТО «Такском-касса»

Как в личном кабинете ОФД «Такском» посмотреть детали чеков и ошибки:

Зайти в раздел «Управление», выбрать конкретную кассу и открыть вкладку «Документы». На странице будут показаны все документы от этой кассы. Если в каком-то чеке ошибка - он будет помечен восклицательным знаком. Также есть фильтр «Документы с ошибками».

Чтобы посмотреть, какая конкретно ошибка, можно открыть документ и включить режим просмотра «в тегах».

Будет показан документ в том виде, как его получает ОФД, с описанием всех найденных ошибок.

Не указан ИНН поставщика

Одна из наиболее коварных ошибок, которую легко пропустить – в кассовый чек не внесены сведения о поставщике. Согласно ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ из-за нее организация может получить штраф от 1 500 до 10 000 рублей. Проблема в том, что в бумажных чеках этот идентификатор не требуется, что часто путает владельцев онлайн-касс. А вот в электронном виде по каждой товарной позиции указывать идентификатор обязательно.

В случае отсутствия ИНН, присвоенного на территории России, в ФНС передается информация в виде «00000». Что может стать поводом для внеочередной проверки. Чтобы понять, как исправить ошибку в чеке онлайн-кассы, стоит обратиться к Письму ФНС №АБ-4-20/19338 от 25.11.2020 г. Там имеется ссылка на Приказ ФНС №ММВ-7-20/229 с реквизитами и форматом фискальных документов, пояснения, как правильно оформлять тот же кассовый чек. Например, тег 1059 (“предмет расчёта”) или теш 1057 (“признак агента”).

Применяются такие теги, когда предприятие работает в качестве платежного агента/субагента, комиссионера. Еще отметим, что на бумажном кассовом чеке положено указывать имя и ИНН кассира. Нередко предприниматели при настройке программного обеспечения «обходятся» безликим «Кассир №1». Тогда в кассовом чеке рядом с надписью «ИНН кассира» будет стоять 0.

Неправильно заполнен НДС на товар

Весьма спорным считается вопрос применения бизнесом НДС. В отношении налога на добавленную стоимость существует масса условий/льгот. Например, при сумме выручки за 3 календарных месяца менее 2 млн рублей есть возможность подать уведомление и получить освобождение от уплаты НДС на год. Но! Начислять и указывать в платежных документах все равно необходимо. В том числе на бумажных кассовых чеках.

Согласно ст. 164 НК РФ «по умолчанию» налог бывает:

1. 20% – большая часть операций.
2. 10% – социально значимые товары и услуги.
3. 0% – льготный экспорт и т.п.

Важно учитывать, что, если предприниматель является плательщиком НДС, он обязан выставлять счета-фактуры и печатать чеки с указанием исчисленной суммы. Вопрос в том, сможет ли он после совершения финансовых операций обосновать применение конкретной ставки (чаще речь о 10% и 0%). Налоговая будет сравнивать фактически предоставленные документы с поступившим к ней кассовым чеком (через ОФД).

Комментарий эксперта

Айсен Гульнара

продуктолог ЦТО «Такском-касса»

Если вы подключаете новую кассу или поменяли фискальный накопитель, посмотрите, нет ли у вас в чеках ошибок сразу после подключения. Большинство ошибок сложно или невозможно исправить самостоятельно, с ними лучше обратиться к специалистам технической поддержки вашего оператора фискальных данных или центра техобслуживания.

Нечитаемая RawData

Относительно проблемной считается ситуация, когда кассир не может понять, как аннулировать ошибочно пробитый чек на онлайн-кассе, если система выдает ошибку RawData. Ее кассовый аппарат при невозможности записать сведения об операции на фискальный накопитель. Такое бывает по нескольким причинам: неисправность ККТ или модуля памяти, сбой программы. Или на накопителе банально не осталось места раньше, чем закончился его срок действия (15, 36 месяцев).

Ситуация довольно распространенная среди предпринимателей, кому приходится ежедневно проводить большое количество мелких транзакций.

Чтобы решить эту проблему, лучше обратиться к специалистам ЦТО, а после починки - проверить, что все покупки были проведены и по всем были выбиты чеки.

Общая сумма товаров указана неправильно

Нередко споры возникают, когда на бумажном чеке написано «чек аннулирован», что это значит, требуются ли какие-либо дополнительные действия для отмены операции. Отметим – ничего делать не нужно. Если продавец набрал на кассовом аппарате некорректную сумму, сразу увидел ошибку и аннулировал чек, транзакция не будет зафиксирована в фискальном накопителе. Кассиру остается лишь внести правильную сумму и пробить правильный чек.

Иная ситуация складывается, если сведения успевают попасть в учётную базу. Возникает вопрос, что делать, если документ аннулирован на кассе. Решение зависит от прав доступа к программе: есть ли возможность удалить «лишнюю» проводку, требуется ли привлечение администратора или придется сформировать корректировочный документ. Если нужно быстрее отпустить клиента, проще пробить ему корректный чек, а с ошибочным разбираться позже.

Отсутствует обязательный тег

Типичный пример ошибки «Отсутствует обязательный тег» - при продаже товара в единичном количестве касса не добавляет в чек тег 1023 «Количество предмета расчета».

Даже если продаётся одна единица товара, эту информацию нужно отображать в чеке.

Даже когда кол-во тора равно одному эту информацию надо передавать в чеке.

Присутствуют незадекларированные теги

В кассовом чеке, помимо разрешенных, могут появляться и незадекларированные теги. Причина: структура документа зависит от используемого программного обеспечения.

Например, в отчет о закрытии смены добавляют тег 1188 «версия ККТ» не предусмотренный для этого документа. Тег 1188 нужен в отчёте о открытии смены, а в отчёте о закрытии он не нужен.

Приведенный перечень проблем является лишь ориентиром для понимания непростой ситуации с эксплуатацией онлайн-касс. Независимо от выявленной проблемы, важно иметь понимание, как устранить ее. Нередко об ошибках предприниматель узнает, когда налоговая инициирует проверку.