Как исправлять ошибки в кассовых чеках: порядок действий и условия освобождения от штрафа

Неверная сумма, ошибочно выбранный способ оплаты или продажа без применения онлайн-кассы требуют исправления. ФНС России разъясняет: способ корректировки зависит от того, была ли применена ККТ, и какая версия формата фискальных документов (ФФД) используется. Исправление необходимо оформить так, чтобы налоговый орган мог определить конкретный расчёт.

Какие ошибки требуют исправления

При работе с кассой встречаются неверные стоимость или количество товара, ошибочная форма оплаты, неправильная система налогообложения и пропущенный чек. Причины бывают разные: ошибка кассира, сбой настройки кассового ПО или техническая неполадка. Однако простого изменения настроек недостаточно, если некорректные сведения уже попали в фискальные документы.

Сначала нужно установить, был ли вообще сформирован чек. Затем проверить его реквизиты и версию ФФД. Именно эти обстоятельства определяют дальнейший порядок исправления.

Чем отличается исправление при ФФД 1.05, 1.1 и 1.2

Для расчёта, проведённого без ККТ, формируют чек коррекции. Если касса применялась, но в документе обнаружили ошибку, порядок зависит от формата. При ФФД 1.05, согласно разъяснениям ФНС России, ошибочный расчёт обычно исправляют обычным чеком с обратным признаком расчёта, а затем формируют правильный чек. При ФФД 1.1 и 1.2 для исправления используют чеки коррекции.

Например, если в чеке при ФФД 1.05 ошибочно указана стоимость покупки, сначала отражают обратную операцию по неверному чеку, затем оформляют расчёт с правильной стоимостью. Для ФФД 1.1 и 1.2 требуется корректировка с реквизитами, позволяющими идентифицировать исправляемую продажу.

Какой документ нужен в той или иной ситуации

Почему нельзя объединять все операции в одну сумму

ФНС России отдельно рассмотрела ситуацию, когда несколько дней касса работала с ошибочно указанной системой налогообложения. Для форматов 1.1 и 1.2 ведомство предписывает отражать каждую корректируемую сумму отдельной строкой. Если указать одну общую сумму, проверить, какие именно продажи исправлены, не получится.

При использовании ФФД 1.05, если корректировка уже сделана общей суммой, ФНС России рекомендует направить в налоговый орган сведения и документы, по которым можно установить каждый отдельный расчёт. Поэтому перед исправлением полезно подготовить реестр ошибочных операций: дату, сумму, содержание продажи и данные исходного чека, если он существует.

Как снизить риск административного штрафа

Само обнаружение ошибки ещё не означает освобождения от ответственности. Примечание к статье 14.5 КоАП РФ предусматривает специальные условия: нарушение должно быть исправлено добровольно, до того, как о нём стало известно налоговому органу, а переданных сведений должно хватать для установления события нарушения. Поэтому важны не только своевременная корректировка, но и полнота её реквизитов.

Если чек коррекции оформлен некорректно или невозможно определить исправляемые операции, налоговый орган может запросить дополнительные сведения. Порядок подготовки уведомления и подтверждающих документов нужно сверять с действующими нормами и обстоятельствами конкретного случая.